November 23, 2022
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5 minutes

Qu'est ce que le "hot desking" ?

Le hot desking est une forme de travail hybride où les collaborateurs réservent leur poste de travail selon la disponibilité des bureaux à l'instant T, notamment dans le cadre du flex-office

Qu'est ce que le "hot desking" ?


Le hot desking est une nouvelle forme d’organisation dans le cadre du travail hybride où les collaborateurs peuvent réserver leur poste de travail selon la disponibilité dans les bureaux à l'instant T.

Ce type d’accès à des postes de travail en hot desk se fait notamment dans le cadre du flex-office où les entreprises vont proposer des places limitées à leurs collaborateurs afin d’optimiser leurs espaces de travail.

Le collaborateur va par conséquent réserver son espace de travail à l’avance sous peine de devoir travailler à un emplacement qui lui convient moins ou même rester à défaut en télétravail.

Le hot desking permet de faire face aux challenges portés par l’hybridation du travail ou le flex-office : on peut citer d’abord la cohésion des équipes et ensuite l’engagement des collaborateurs.

Les pionniers de ce type de fonctionnement sont les espaces de coworking, à l’instar de WeWork, qui ont très rapidement proposé des baux de locations individuels sous forme de hot desk.

Grâce à la flexibilité que le hot desking peut offrir aux collaborateurs et aux équipes de travail, il est désormais probable que le hot desk devienne l'une des stratégies de travail hybride les plus courantes dans les organisations innovantes ces prochaines années.

Vous vous demandez si le hot desking peut être un choix utile pour votre entreprise ?

Nous invitons à lire attentivement ce qui suit. Dans cet article, nous allons examiner de plus près le principe du hot desking et comment peut-il aider les entreprises hybrides ou en flex office à atteindre leurs objectifs.

À l’ère du quiet quitting et de la grande démission, le hot desk est une des options des nouveaux modes de travail qui peuvent offrir une flexibilité et une liberté tant pour l’employeur que pour le salarié.

Qu'est-ce que le hot desking ?

Le hot desking est une forme d’organisation du travail hybride où les collaborateurs vont avoir accès à des bureaux disponibles à un instant T, selon le principe du premier arrivé, premier servi. Les entreprises se tournent généralement vers le hot desking pour optimiser la présence de leurs équipes au bureau, veiller à la rentabilité de leurs espaces de travail et réduire les coûts de leur politique immobilière.

Quels sont les avantages du "hot desking" ?

Comme évoqué précédemment, le hot desk dans le cadre du travail hybride (télétravail / présentiel) offre de nombreux avantages tant pour le collaborateur que pour l'entreprise :

Optimisation des espaces de travail

Le hot desking permet d'optimiser les espaces de travail en réduisant le nombre de bureaux attribués dans un immeuble professionnel. Tous les types d’espaces de travail sont concernés (coworking, salle de réunion, bureaux fermés, open space) dans cette configuration flexible de l’environnement de travail.

Rentabilité immobilière

La réduction des coûts immobiliers est l'un des principaux avantages. Avec la mise en place de hot desks, les entreprises peuvent maximiser l'utilisation de l'espace de bureau existant, limiter le nombre de bureaux attribués sur le plan d'étage et réduire leur portefeuille immobilier.

Par ailleurs, selon cet article des Echos, l’immobilier de bureaux est en recherche d’un nouvel équilibre : à Paris, la valeur de l'immobilier prime explose, à plus de 930 euros/m².

Une collaboration optimale

Les hot desks peuvent améliorer l'efficacité des collaborateurs sur leur lieu de travail et faciliter la collaboration des équipes. Cependant adopter une nouvelle forme d’organisation sans préparation préalable peut déstabiliser les collaborateurs, habitués à se retrouver régulièrement, tous en même temps au bureau.

Le hot desk peut impliquer l’adoption d’un outil de gestion de présence pour les collaborateurs. Les membres de votre équipe pourraient s’organiser en amont d’où ils veulent travailler, informer leurs collègues et favoriser les moments collectifs.

On peut ainsi aisément à travers un planning commun répondre aux besoins des projets du moment ou bien dans le cas contraire installer une récurrence.

Vision collective de l’hybride

Grâce au hot desking, les collègues peuvent se retrouver là où ils ne se verraient pas autrement. Chaque collaborateur est libre de choisir et peut déclarer librement son lieu de travail en fonction de ses collègues. Chaque groupe de travail ou équipe projet peut donc se retrouver et améliorer leur relation.

Le hot desking par sa flexibilité peut entraîner des risques psychosociaux dans le cadre du télétravail notamment la dépression ou bien des risques d’isolement des collaborateurs à distance.

Les moments informels au bureau sont donc fondamentaux dans une politique de hot desking réussie.

Dans son baromètre Télétravail et Organisations hybrides 2022, 82% des salariés éligibles déclarent souhaiter travailler en mode hybride et 33% souhaitent disposer d’espaces de convivialité ou de lieux de rencontre pour des échanges informels entre collègues.

Flexibilité du travail

Le hot desking est clairement lié à l'avènement du travail hybride et du télétravail. Oublions donc la réservation de bureau et le sacro-saint respect des horaires de travail. À travers ce système, on cherche avant tout à se faciliter la vie. La flexibilité des espaces rend l’environnement de travail plus confortable et dynamique.

On le voit notamment par la RATP où la directrice du Transilien Sylvie Charles appelle à "mieux lisser" sur la semaine les trajets domicile-travail, en raison du recours massif au télétravail le vendredi.

Performance

Qui dit nouveau modèle organisationnel, dit performance : c'est ce qu'affirme le rapport du Conseil national de la productivité (CNP) en 2022, qui estime que les télétravailleurs engendrent à long terme un gain de productivité de 5 à 9%.

Créons par conséquent des bureaux sur-mesures où le collaborateur n’a pas besoin de réserver de poste et décide d’où il veut travailler. Ces espaces de travail partagés favorisent la productivité et la créativité de ses occupants.

Expérience collaborateur 

Comme nous venons de le voir précédemment, la mise en place du hot desk tend à favoriser l’engagement collaborateur. En effet, l’expérience autour du collaborateur est une vraie tendance dans une stratégie de fidélisation des talents. Le hot desking vient renforcer cette expérience en donnant plus de satisfaction et d’autonomie aux collaborateurs, notamment grâce à un management plus souple et adapté. La mise en place du hot desking peut nuire à l'engagement d’où l’intérêt de prendre une solution dédiée à la gestion du travail hybride. L’objectif dans ce cas est d’optimiser les espaces de travail tout en prenant en compte les risques liés à la pratique du télétravail.

Quels sont les risques liés au "hot desk" ?

Bien que le "hot desk" présente de nombreux avantages, ce mode de travail est aussi vecteur d’inconvénients :

  • Difficultés organisationnelles
  • Surbooking des espaces
  • Bureaux vides

Comment mieux appréhender la mise en place de ce nouveau modèle ?

Passer au flex-office ou au hot-desking nécessite l’adoption d’un outil dédié. Ces solutions de gestion de présence des collaborateurs ont pour objectif d'accompagner les structures dans la mise en place du mode de travail hybride - alternance entre télé-travail et présentiel. 

Voici les avantages d’un planning de gestion de présence pour mieux monitorer le hot desking :

Gagner du temps 

Donnez aux collaborateurs la possibilité de remplir simplement et simultanément le planning d’occupation des postes de travail. Les services offerts aux collaborateurs s'ajustent automatiquement. Les espaces et les services sont donc adaptés à ce nouvel environnement de travail.

Partager la donnée de présence

Permettez aux collaborateurs de choisir de saisir librement leur lieu de travail. Les équipes vont s'organiser et décider d’où elles souhaitent travailler.

Optimiser l’espace de travail

Réunissez les équipes de travail uniquement quand cela est nécessaire. Les collaborateurs sont informés de la présence de leur collègue pour une optimisation des espaces : les bureaux sont désormais sur-mesure !

Rentabiliser l'investissement immobilier

Optimisez votre politique immobilière grâce aux données de présence des collaborateurs. Il est possible d’utiliser la data pour mieux aménager l’espace et les surfaces dédiées au hot desk.

Comment déployer une stratégie de hot desking ?

Les premiers retours d’expériences du hot desking

Le hot desking peut être une stratégie efficace lorsqu'il est déployé dans le bon environnement de travail, en particulier lorsqu'il est utilisé pour soutenir une stratégie de travail flexible, un espace de travail collaboratif ou un modèle de travail hybride.

Les environnements de travail qui bénéficient le mieux des hot desks permettent une gestion des lieux de travail, les services et événements simples et transparents :

Simplicité de mise en place pour le collaborateur

Pour être efficace, mieux vaut offrir un modèle simple aux collaborateurs : déclaration de la présence en 2 clics, indication de la récurrence du hot desking et visualisation claire de l’information. Le collaborateur a ensuite uniquement besoin de rejoindre son poste de travail ou son espace de travail dédié quand il le souhaite.

Retrouvailles entre équipes de travail

Où comment répondre à la question “où sont mes collègues préférés ?”

L’enjeu du hot desking dans ce contexte est la capacité des organisations à continuer la vie de l’entreprise notamment les évènements (team-buildings, afterwork, etc.), les services associés à la venue sur le lieu de travail (parking, déjeuner, etc.) et les groupes de travail (espaces collaboratifs, salles de réunions). 

Une avancée pour la cohésion d'équipe avec l'hybridation du travail.

Gestion simplifiée pour les entreprises

Un nouveau modèle implique tous les freins à l’implémentation d’un nouveau projet dans une entreprise (résistance au changement, communication interne, taux de remplissage). L’adoption du hot desking par le collaborateur et la facilité de gestion par les admins (RH, Services Généraux, IT) sont les clés de la réussite du passage au hot desks.

Comment évaluer l’efficacité du hot desking ?

La mise en place du hot desking est un projet d’entreprise structurant. Il faut du temps pour suivre l'utilisation des bureaux et s'assurer que les hot desks disponibles correspondent aux besoins de votre équipe.

Les équipes doivent surveiller de près les paramètres suivants pour mesurer le succès du hot desking dans leur organisation.

Taux de flexibilité

Suivre et améliorer le taux d'occupation est l'un des moyens les plus simples pour les entreprises de créer un espace de bureau plus efficace. C'est également le meilleur moyen de s'assurer qu'elles disposent du bon ratio de bureaux libres pour répondre aux besoins des collaborateurs sur leur lieu de travail.

Analyse des modes de travail

Analyser les lieux de travail peut aider les entreprises à comprendre l'utilisation de leurs bureaux et de leurs espaces. Cela permet d'obtenir une vue d'ensemble de ce dont une entreprise a besoin pour veiller à la rentabilité et l’optimisation des bureaux. On peut récupérer des données intéressantes d’utilisations (statistiques d’équipes, modes de travail privilégiés, taux de remplissage, taux d’occupation).

Gestion des espaces 

Montrer comment l'espace est divisé et utilisé par les collaborateurs au fil du temps permet la prise de décision immobilière. Le suivi de l'utilisation de l'espace de travail peut aider les entreprises à comprendre où les équipes se rassemblent, à identifier l'espace utilisé (ou non), à améliorer l’aménagement des bureaux et à optimiser les types de postes disponibles dans l’immeuble.

Pour conclure, ce type de données s'obtient uniquement via l’utilisation d’un logiciel dédié qui sera en mesure de générer ces indicateurs. 

Les données de présence vous permettent d'optimiser les surfaces et l'aménagement des bureaux selon leur occupation. 

Les représentations graphiques liées à ces données permettent de piloter la gestion des espaces, d’identifier des modes de travail favoris et d’analyser les taux de remplissage.

Charles Helliet

Le travail hybride à portée de main.

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