Politique de confidentialité

Politique de confidentialité
La présente politique de protection des données (ci-après « Politique de protection des données ») est à jour au 14 septembre 2021.

Abonnement et utilisation des services
En souscrivant à nos services, en remplissant un formulaire de contact sur notre site internet (https://www.offishall.io) ou sur d'autres sites nous appartenant (Offishall SAS), ou de manière plus générale en utilisant nos services, vous reconnaissez que nous avons accès aux informations fournies lors de la création de vos comptes, ainsi que certaines informations concernant les documents transférés ou créés directement avec Offishall ou enregistrés sur notre site.

Nous pouvons traiter les données personnelles que nous recueillons aux fins décrites dans la Politique de confidentialité ci-dessous et ainsi agir en tant que contrôleur de données pour ces fins limitées. Toutefois, votre entreprise est considérée comme le responsable du traitement au sens de la réglementation générale sur la protection des données (ci-après dénommée « GDPR »), et nous agissons uniquement en tant que responsable du traitement des données, en ce qui concerne le traitement de vos informations dans le but de fournir les services pour lesquels vous avez souscrits.

Identité et coordonnées
Les données personnelles sont collectées sur notre site par la société Offishall SAS, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro RCS 892 168 469, et dont le siège social est situé 25 rue Charles Desvergne 92190 Meudon, France.Vous pouvez déposer plainte, si la manière dont nous traitons vos données personnelles ne vous convient pas, auprès de l’autorité de contrôle de votre zone géographique (pour la France, la CNIL).

Données collectées sur le site
Les données personnelles sont collectées lorsque vous vous inscrivez en tant qu'utilisateur et que vous utilisez nos services. Cela peut inclure des informations sur qui vous êtes et comment vous contacter, des données de navigation et d'autres données techniques collectées automatiquement grâce à votre activité sur le site internet, des informations sur les documents transférés via Offishall et/ou le site internet, des informations professionnelles sur votre identification dans votre entreprise, votre rôle et équipe, toute demande, information sur votre abonnement et/ou compte et toute carte en votre possession, les politiques de dépenses et vos échanges avec nos équipes.

Veuillez vous assurer que les informations ou documents que vous téléchargez sur le site internet ne contiennent pas de données personnelles sensibles, telles que des identifiants gouvernementaux (par exemple des numéros de sécurité sociale, de permis de conduire ou d'impôts), des numéros complets de carte de crédit ou de carte bancaire personnelle, des dossiers médicaux ou des détails liés aux demandes de soins ou de traitement associées aux personnes privées. Par exception, si vous êtes un manager ou un titulaire d'un compte d'entreprise, nous pourrions avoir besoin d’une preuve de votre identité, conformément à nos modalités, afin de vérifier votre identité et de vous fournir nos services en toute sécurité et conformément aux lois applicables.

Vous êtes responsable de vous assurer que tout tiers dont les données personnelles sont entrées dans nos services par vous ou par votre utilisation d'une carte Offishall a été correctement informé et a consenti à ce que ses données personnelles soient collectées.


Finalités du traitement
Le but principal de la collecte de vos données personnelles est de vous offrir une expérience optimale, efficace et personnalisée lorsque vous utilisez nos services. À cette fin, vous reconnaissez que nous pouvons utiliser vos données personnelles, sur la base de notre intérêt légitime à offrir des services de haute qualité et à développer nos relations clients afin de : personnaliser, évaluer et améliorer nos services, contenus et matériels analyser le volume et l'historique de votre utilisation de nos services suggérer des conseils adaptés à votre usage vous informer sur nos services, toute mise à jour et tout nouveau service susceptible de vous intéresser.

Courriels marketing
Vous pouvez vous désabonner de toute newsletter et de tout email Marketing que nous pouvons vous envoyer à tout moment en suivant le lien de désabonnement inclus dans chaque newsletter et email Marketing qui vous est envoyé par Offishall.

Sans le faire systématiquement, nous pouvons analyser et suivre les taux de clics et le nombre d'emails envoyés que vous ouvrez pour évaluer les performances de nos campagnes d'emailing.

Témoignages
Avec votre consentement, Offishall peut publier sur son site une liste de Clients & de Témoignages avec des informations sur votre entreprise, votre nom et votre poste. Nous ne publierons jamais de tels témoignages sur notre site internet sans votre consentement explicite.

Divulgations de tiers
Certaines données personnelles vous concernant collectées sur notre site internet peuvent être transmises aux sociétés partenaires de Offishall ou à des fournisseurs tiers afin que nous puissions obtenir de l'aide et du soutien dans le cadre de la prestation de nos services. Offishall s'assure qu'elle a mis en place des exigences claires en matière de protection des données pour tous ses fournisseurs tiers.

Offishall ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing.

Offishall ne divulgue pas autrement vos données personnelles à des tiers, sauf si : (1) vous (ou le titulaire de votre compte agissant en votre nom) en demandez ou en autorisez la divulgation ; (2) la divulgation est nécessaire pour traiter les transactions ou fournir les services que vous avez demandés ; (3) Offishall est obligé à le faire par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, dans le cas d'une ordonnance judiciaire, une citation à comparaître devant un tribunal ou toute autre réquisition similaire d'un gouvernement ou du pouvoir judiciaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ; ou (4) la divulgation est nécessaire pour respecter les obligations juridiques et/ou réglementaires de Offishall.

Offishall vous informera immédiatement, dans la mesure où nous y sommes légalement autorisés, en cas de toute demande émanant d'une autorité administrative ou judiciaire concernant vos données personnelles.


Vos droits en matière de protection des données
Vous pouvez à tout moment modifier vos données personnelles d'identification (prénom, nom, email, mot de passe) en vous connectant dans la rubrique 'Mon compte' de votre compte.

Conformément à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et, à compter du 25 mai 2018, au GDPR, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de demande de portabilité, de suppression et/ou d'opposition au traitement de vos données personnelles, dans les conditions prévues par le GDPR.

Vous pouvez demander à exercer vos droits en nous envoyant un courriel à dwight@offishall.io. Nous accuserons réception de votre demande en quelques jours mais nous pourrions avoir besoin de 30 jours pour vous informer de notre décision de la traiter ou non (à moins que des circonstances particulières justifiant un délai de traitement plus long s'appliquent, auquel cas vous en serez informé). Nous pouvons exiger que votre demande soit accompagnée d'une photocopie d'une preuve d'identité.

De plus, dans le cas où un tiers dont les données personnelles que vous avez incluses dans les données que vous entrez dans nos services demande à exercer ses droits de protection des données, nous honorerons cette demande après vérification appropriée et vous informerons de toute conséquence sur les données dont vous disposez.

Cookies
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Analyse et personnalisation
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Période de conservation des données
Offishall conserve les données personnelles qu'elle recueille à votre sujet dans des bases de données, des fichiers journaux ou d'autres types de fichiers aussi longtemps que vous utilisez nos services, et conformément à la réglementation en vigueur.

Offishall conserve les données de connexion pour une durée de un an maximum.

Offishall ne s'engage en aucun cas à conserver toutes vos données indéfiniment. Vous pouvez accéder à certaines données tant que vous êtes titulaire d'un compte actif chez nous et pour une période qui varie selon le type de données concernées et le régime souscrit, ainsi que selon les instructions de votre employeur. Si vous décidez de supprimer votre compte Offishall, vos données sont supprimées de manière irréversibles dans un délais de 45 jours, vous donnant la possibilité de télécharger l'ensemble des documents.

Les données peuvent être supprimées à tout moment pendant l'utilisation active de votre compte conformément aux dispositions énoncées ci-dessus et/ou aux conditions d'utilisation

Les données des utilisateurs inactifs seront supprimées définitivement comme précisé dans le droit à l'oubli après une période de 3 ans.

Lieu de stockage et de transfert des données
Les données générées lors de l'utilisation du service Offishall sont traitées et stockées sur des serveurs situés exclusivement en Europe.

Sécurité
Dans le cadre de ses services, Offishall accorde la plus haute importance à la sécurité et à l'intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au GDPR, Offishall s'engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité des données et, en particulier, de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, corruption, diffusion ou accès non autorisé, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou divulgation à des personnes non autorisées.

À cette fin, Offishall met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de notre industrie pour protéger les données personnelles contre la divulgation non autorisée.

De plus, afin d'éviter notamment tout accès non autorisé, de garantir l'exactitude et la bonne utilisation des données, Offishall a mis en place les procédures électroniques, physiques et de gestion appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies par le biais de ses services.

Néanmoins, il n'y a pas de sécurité absolue contre le piratage ou les pirates informatiques. C'est pourquoi, en cas de violation de la sécurité portant atteinte à vos droits, Offishall s'engage à vous en informer sans délai et à s’efforcer de prendre toutes les mesures en son pouvoir pour neutraliser l'intrusion et minimiser ses impacts.

Modifications de la politique de confidentialité
Cette politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment, notamment à la suite de modifications apportées aux lois et règlements en vigueur, ou si nous apportons des améliorations, ajouts ou modifications dues à nos pratiques concernant vos données personnelles. Nous vous tiendrons au courant de tout changement important en temps utile.

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, n'hésitez pas à nous envoyer un email directement à : dwight@offishall.io ou contactez-nous par la poste à : Offishall SAS, 25 rue Charles Desvergnes, 92190 Meudon.

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